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【原创一】致远互联的协同预算管理之道

当预算遇见协同



1.1     预算为什么要协同



预算管理是指企业在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。

全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式。它通过业务、资金、信息、人才的整合,明确适度的分权授权,战略驱动的业绩评价等,来实现企业的资源合理配置并真实的反映出企业的实际需要,进而对作业协同、战略贯彻、经营现状与价值增长等方面的最终决策提供支持。

预算管理应该是现代企业管理的主干,它涉及到企业战略目标制定、战略目标拆分、预算的编制、审核、批准、执行、监控、反馈、滚动预算等一系列过程。可以看到这么一个管理过程不可能由一个部门完成也不可能是一个工作流程完成。因此预算管理过程实际上也是一个协同工作的过程。它涉及到部门与部门之间的协同、部门内部的协同、各职能岗位的协同、各个信息系统之间的协同,甚至预算的编制和执行的过程还要涉及到整个供应链的协同和更广范围的社会化协同。从这个意义上来看预算管理体系的成功构建,协同能力的建设是重中之重。

更具象化一些来说,企业制定战略目标,战略目标的拆分确认需要涉及到的部门确认;根据战略目标定制各种预算需要有良好的沟通协作;预算的执行和控制需要各个部门根据预算数据随时协同;最后预算的执行结果要反映到相关管理部门进行绩效评价和预算数据的积累。不难看出以人的行为管理为主要管理方向、同时拥有强大的流程管理能力和数据管理能力的协同办公系统将能够在预算管理中发挥重要的作用。

不断的加强预算管控能力是企业加强内控管理的永恒的主题,是企业可控稳定的实现战略目标的重要能力建设。全面预算管理在国内经过多年的发展,形成了许多预算管理方法、和理论。基于这些理论方法产生了许多专业的预算管理软件工具,纵观这些预算管理理论和工具我们发现多数是从业务构建和数据流转的角度去思考预算管理,而没有从执行预算的组织中的“人”的角度考虑预算管理体系的建设。协同办公管理软件恰恰是一套以人为视角的管理软件,如何在预算管理体系建设中发挥协同的作用,发挥预算执行中人的行为控制作用才是预算管理能够真正发挥战略目标落地执行的关键。本方案以协同办公管理的角度提出预算管理系统建设方案,在预算管理体系建设的过程中将更具现实意义。



1.2    协同预算管理的范畴



从广义的角度来看,预算管理实际上是以量化的方式来规划安排预算期内资源的获得、配置和使用。资源的表现形式其实包括了货币和非货币的表现形式,比如企业做的人力资源规划管理其实也可以纳入到预算管理的范畴中来。为了更集中的论述问题,本方案涉及到的预算管理的范畴主要是企业的货币资金的预算管理。

预算管理按照其预算的内容分类可以分为经营预算、投资预算、和财务预算。经营预算是指企业日常经营的预算,常见的经营预算包括销售预算、生产预算、供应预算、日常费用预算、资产计提折旧等预算内容。投资预算是企业有关资本性投资活动的预算,比如固定资产投资预算、工程项目投资预算等;财务预算是指企业财务活动经营成果和财务状况方面的预算。包括利润预算、现金预算、财务状况预算。

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从实际的管理效果来看,经营预算和投资预算在预算管理过程中更具现实的管控意义。后面的方案主要阐述的预算编制内容是围绕着经营预算和投资预算的编制和管控展开的。

从协同软件的管理特点出发,我们还将企业的预算分为收入预算和支出预算两种。支出预算包含了销售过程、生产过程、物资采购、项目投资等过程中应付账款的预算。支出预算的制定、执行、反馈的过程管理是企业实现降低生产成本提高生产效率的有效手段。支出预算的管理过程需要发挥人与人之间协同、组织与人之间协同、组织之间协同、软件系统之间协同的作用。因此也是本方案的主要论述内容。

收入预算涉及到企业战略目标的制定、拆分;具体工作目标、工作计划的制定、计划执行管理、绩效评价等内容涉及到管理面比较多,在本方案的最后会有阐述,但不作为本方案阐述重点。



1.3     预算落地之痛



预算管理的概念自从被引用到企业管理中后,如何有效的组织预算、如何有效的将预算落地执行,如何对预算执行的结果进行评价以及如何在预算的编制执行过程中不断提高预算编制能力就是一个一直被探讨的课题。一直以来预算管理软件系统的建设就存在着许多现实的难题,在实际工作中我们总结了一些过往预算管理软件建设常见的难题,我们认为不能有效的解决这些难题,预算管理体系难以真正有效的建立起来。



1.3.1     全面应用的难题



全面预算在企业管理中被提出已经很长时间了,全面预算的要求体现在其“全面”上,即全员全方位的应用预算管理的办法进行预算管理。理论上也只有进行全面预算管理才能最大程度的发挥预算管理的优势。许多企业很早就认识到预算管理的重要性,也愿意投入人力物力资源构建预算管理软件系统。但在预算管理软件建立和实施的过程中,往往碰到这样或那样的问题,最终难以实现加强预算管理的建设目标。

总结这些失败的尝试,我们认为恰恰是“全面”是摆在预算管理软件系统建设首位的难题。因为预算管理要求的全面应用,在过往的预算管理软件系统建设中经常碰到以下一些难题。

1   “组织架构”管理的难题

“全员应用”要求企业全员共同制定和共同执行预算,这样就要求软件有统一和完善的“组织架构”管理功能。不但要求预算管理软件本身有完善的组织架构管理能力,同时也要求能够和其它相关系统比如ERP、人力资源管理(HR)、客户关系管理等相关软件同步。甚至要能够根据预算管理的实际需求拥有独特的能力。比如预算管理要根据“成本中心”的概念编制预算,在有些企业中一个主要的业务人员可能就被视为一个“成本中心”,在这种情况下这个在组织架构中属于业务部门的人员,在预算管理中就是一个独立的预算管理“口径”,这样的管理要求就需要预算管理软件组织架构管理能力足够强大和完善。而这种强大和完善的组织架构管理能力是多数专业的预算管理软件难以考虑到的。

2    “流程构建”难题:

预算管理的相关数据、审批和执行过程往往是企业核心的管控过程,这个特点就要求参与这个管理过程中的各个工作节点按照相关的规定和制度配合工作。行程工作过程可控、工作结果传递、工作行为不可抵赖的标准化的管理流程。同时标准化的管理流程要能够方便的维护和调整,能够适应众多的流程处理的细节要求。这种流程构建和管理的能力往往是之前的预算管理软件所没有考虑到的。

3   沟通协调和沟通机制的难题:

预算的编制、执行、反馈的整个过程实际上就是各个部门为了一个统一的目标协同工作的过程。这就要求预算管理软件具备良好的沟通工具,并且能够应用这些沟通工具构建良好的沟通机制。

4   数据管理难题:

预算管理软件要有良好数据处理、数据集成、数据呈现能力。

5   全面应用的难题:

预算管理软件不应该是一个局部使用的业务功能性的软件,只有全员使用才能形成全面应用。从实际出发,构建“预算管理”功能的软件系统同时应该具备处理其他事物的能力。许多企业单独建立预算管理系统,最终预算管理软件成为财务部门等少数部门应用的软件,这样就失去了预算管理真正实施落地的基础。



1.3.2     系统性的难题



预算管理体系要真正充分发挥管理效力,就要充分考虑系统性的问题。具体可以划分为纵向和横向两个方面。纵向系统性就是充分考虑预算编制、执行控制、考核、数据应用和呈现等预算相关的管理环节,使预算管理形成一个环环相扣的闭环管理体系。横向的系统性,就是要求预算管理工作和各个相关部门工作往往是紧密联系互为因果的。比如预算管理和工作计划管理、物资采购管理、绩效评价管理等工作相关。随着企业预算管理能力的提升,预算管理应该成为企业全面管理的一个主线,在这个主线上所有的相关工作内容和管理软件功能最终要实现打通,形成统一的管理体系。这个管理体系的构建对预算管理软件的适应性和业务构建能力提出了很高的要求。



1.3.3      协同工作的难题



预算的编制、执行、数据管理的过程往往伴随着许多专业的大量的数据操作。这样的一个系统的繁琐的工作为预算编制和执行带来了巨大的难度。其难度表现在一方面业务部门难以具备严谨的预算编制能力,另一方面预算管理部门难以真正了解业务部门的工作情况,不容易编制出能够落地执行的计划来。同时要求较高的预算管理方案也给预算管理职能部门和业务部门带来了巨大的工作量。实际工作中许多预算编制、预算执行控制的工作被强加到预算管理职能部门身上,这样的工作组织方式即不合理也不科学。

要比较合理的解决这个难题,就要求预算管理软件有良好的协同工作能力。比如在预算编制的过程中,业务部门负责上报业务相关的成本、费用、收入预期数据,职能部门能够充分、便捷的引用这些数据编制成匹配会计科目、预算统计口径、预算管控方式的比较专业的预算方案和详细的指标体系。这就要求预算管理软件要有充分的适应能力,适应各种不同类型、不同管理方式不同应用场景的复杂的功能需求。



1.3.4     管理控制的难题



预算管理不能停留在纸面上,预算管理系统需要能够有充分的能力对所形成的预算指标落地执行、对指标分析调整、对相关经营行为规范和警示。这就要求预算管理软件在具备“数据管理能力”之外要有良好的“行为管理能力”。比如在费用申请过程中的“预算超支提醒”,比如在报销过程中“超预算校验”,再比如根据预算执行情况或某些时间节点的设定自动触发相关的审批、消息、数据更新等。一个预算管理系统只有真正具备了“行为管理能力”才有能力充分的将停留在纸面上的规划数据变成“行动指南”。

综上所述,预算管理系统的建设一直以来就是管理软件建设的一个重点和难点。在过去的许多软件系统建设中,我们往往更重视预算管理的数据管理能力,这样的建设思路往往造成了我们有能力编制出完善的预算指标,而没有能力将这些指标真正落地执行。协同办公管理软件从人的行为管理的角度思考,为预算管理软件提供了一个新的思考角度。我们提出了结合“数据管理”的人的行为管理的新的系统建设思路。这样一个系统建设思路为我们构建一个更加实用,更加能够落地的预算管理体系开辟了一个新的方向。在过去的工作实践中,遵循这样一个系统建设思路,在致远协同办公管理软件平台上构建的“预算管理模块”在许多企业得以实行落地,并取得了良好的应用效果。


1.4     协同预算管理思路



1.4.1     致远预算管理解决之道



预算管理就其根本目的来说,就是根据企业的发展目标和发展策略制定一个期间内的规划,并根据规划执行企业资源的获取、分配和使用,根据使用情况做出分析和评价。不难看出,预算管理的过程实际上就是计划制定、执行、评价的管理过程。上述过程不能是单一部门独立完成的,因此预算管理的过程预算的业务流程搭建、沟通机制建立与预算数据管理具有同样重要的地位。因此强大的流程引擎、丰富灵活的内部沟通工具、强大的数据处理能力是成功构建预算管理体系的关键。

预算管理过程中财务及业务的规划能力、数据的应用及分析能力、计划的执行管控能力,是预算系统得以实现和执行的关键能力。多数情况下上述的管理能力的培养是一个循序渐进并且迭代递进的过程。这种特性决定了我们的预算管理软件功能和具体实施方案不可能是一成不变的。在建立预算管理体系之初我们一般建议企业由管理过程相对简单、管理效果相对比较彰显的经营预算、投资预算着手,偏重由支出预算及控制着手。随着预算管理能力和相关管理工作的推进,预算管理还可以逐步向收入预算及与其相关的经营规划管理功能拓展。这样就要求我们的预算管理平台有充分的功能拓展能力,适应企业在不同发展时期对软件的不同要求,使得软件

的能力随着企业发展不断的壮大。

致远的协同办公管理软件技术平台,很好的支撑了上述预算管理软件对技术平台的要求。协同办公平台由协同技术平台(CTP)、协同应用平台(CAP)、协同移动平台(CMP)、集成平台(CIP)、数据平台(CDP)以及致远协同云服务中心组成。

l   协同技术平台(CTP)

提供面向开发人员提供开发框架、规范、组件和全生命周期的开发流程管理。CTP基于协同管理软件领域16年技术沉淀,高度抽象出协同应用五大核心业务引擎:组织权限、工作流、表单、门户及全文检索引擎。五大引擎基于B/S【1】的MVC【2】开发框架,并在此基础上高度抽象,封装、组合,形成致远协同服务用于应用开发的高度复用、抽象灵活的技术平台。同时,CTP平台提供安全与插件机制,并通过远程服务调用与本地(API)接口相结合的方式,为致远研发内部、合作伙伴及客户提供策略配置、二次开发等多种方式以满足快速构建及扩展协同应用的各类需求。

l   协同应用平台(CAP)

是面向开发伙伴和企业业务人员的快速配置开发平台。以“人”为中心,“组织行为管理”为关键,“结构化信息”处理为重点,通过配置工具高效搭建业务应用,适应快速响应、快速变更,是内外打通、移动互联的大协同时代协同管理软件应用的结晶。基于智能表单引擎衍生的业务生成器,支持零编码方式搭建业务系统,便于应对需求变更进行重构,解决组织不同发展时期对协同软件的不同要求,为组织的不断发展壮大提供持续高效的协同服务。

l   协同移动平台(CMP)

协同移动平台(CMP)面向移动开发人员,提供移动开发框架基础支撑。以协同为核心,移动技术为骨架,支持致远旗下所有产品移动化的技术和应用平台。CMP平台同时提供应用集成解决方案,通过配置化的方式集成其他移动业务应用;提供移动应用开发的基础引擎和定制化接口,为二次开发提供标准化的扩展机制;提供统一的移动化办公桌面,有效提升企业工作效率。

l   协同集成平台(CIP)

协同管理软件发展至今,已成为继财务软件、ERP之后的第三大软件市场,以组织体系运作的过程管理为中心的协同理念深入人心,企业信息化已经从业务运营转变为内部运营管控。随着企业对信息化系统需求的增加,信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛日渐突显。如何规避系统孤岛,更为高效地整合资源,促进流程的全面信息化,帮助企业建立起统一的信息化平台,成为企业信息化建设中亟待解决的问题。

CIP平台提供标准套件、接口和工具进行异构系统集成。提供企业应用集成整体方案及底层支持,标准化支持与NC、EAS、SAP、U8等ERP的HR、财务和供应链模块进行人员、页面、数据和流程的集成,与滴滴、携程整合提供一体化商旅出行解决方案,打破数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛;基于开放性的平台架构,并提供DEE数据交换引擎简化异构系统之间的数据交换。

l   协同数据平台(CDP)

全面管理企业内部应用的组织行为数据,提供结构化和非结构化数据的采集、存储和分析能力。并通过数据可视化构建数据应用,为协同和异构系统提供决策数据服务。同时,CDP通过分布式的微服务架构,使用NOSQL存储海量流水数据,承担高负荷运算任务,并接入第三方AI服务,为系统平台提供智能化支撑。

致远协同办公软件的这些特性,决定了在致远协同办公管理软件技术平台的基础上循序渐进的构建预算管理软件体系是一个现实可行的方案。



1.4.2    致远构建预算管理平台的优势



具体来说基于致远协同办公管理平台的预算管理解决方案,对比目前软件市场的预算管理软件系统有以下一些明显的优势:



1.4.2.1   全员应用的优势



许多预算管理软件项目应用效果不好,其中一个重要的原因就是预算管理软件成为了预算管理部门编制预算的专业软件,造成预算重编制轻管理的现象。相比之下协同办公管理软件平台本身就是一个全员应用的系统,协同办公系统有着完善的组织架构管理功能,充分的保证了预算管理软件有全员应用的基础。

l   支持多层组织架构模型:

致远协同办公管理软件支持组织的多层、多维组织架构模型的设立。A8-V5基于体系化的组织模型构架,设计了集团、单位、部门、人员组织机构树,提供职务级别、岗位和各种业务角色的自定义,并支持一人多岗、一人多单位兼职、内部人员和外部人员的区分机制。

l   多维的组织架构管理模型:

当前的企业正在面对迅速变化的市场和日益复杂的协作环境,在企业组织管理上,传统的单一的层级式管理模式越来越难以满足企业的管理需求。应对快速变化的内外环境,企业往往需要能够快速建立起协作团队,比如项目协作性的组织、扁平化管理团队、独立成本核算的阿米巴团队等。在实际管理中,这些协作团队又往往需要和传统的组织管理方式结合起来。因此在组织架构管理模型上,我们需要能够构建多维的管理模式。

在实际业务功能设计中,我们依托于多维的组织迅速而便捷的构建应用共。比如多维的构建流程、多维的授权数据、多维的定义操作功能等等。

l   内外打通的组织架构管理

在大协同时代,组织间的协同不仅仅局限于集团企业内部,企业可以将各自的客户,供应商,伙伴等外部人员进行统一管理,并且对他们进行单独授权,外部人员只通过有限的权限进行内部信息的访问,从而打通组织内外信息的交流。

l   组织架构同步集成

致远软件的集成平台支持与异构系统的组织架构同步集成。

致远协同办公管理软件的完善的组织架构管理功能,保障了在这个平台上搭建的预算管理软件能够有充分的适用性和扩展空间。



1.4.2.2   平台应用的优势



致远协同办公管理软件有着完善的协同办公功能,有着流程审批、内部沟通协作、日常办公管理、文化建设、知识管理、目标管理等标准的软件应用功能。同时在这个统一的技术平台上构建的诸如人力资源管理、工程项目管理、工作计划管理、合同管理、客户关系管理等管理模块,有着统一的应用平台。统一而强大的软件技术平台,一方面保证了协同办公管理软件能够成为未来企业办公应用和业务管理统一的工作登录平台;另一方面,为相互关联的信息系统之间实现信息联动提供了良好的软件平台基础。同时对软件后期的使用维护和软件升级提供了充分的技术保障。



1.4.2.3   流程引擎的优势



远协同办公管理软件平台拥有强大的流程管理引擎。系统提供了流程可视化配置工具、灵活的系统管理和业务定制功能,能适应不断变化的组织结构和业务需求。此流程管控平台有足够的灵活性,可以支持自定义,设计简单易学,支持图形化设计。

在实际的预算管理方案设计过程中,致远的流程引擎强大的智能表单和流程设计能力为预算管理方案的执行提供了众多灵活的设计工具。比如支持复杂的多条件多分支的流程设计;支持多视图的流程表单;支持复杂细致的权限设置;各个节点支持配置查询统计以及相关数据的配置等等功能。强大的流程引擎保障了在预算方案设计时可以细致的设计各个节点操作和审批的各种工作细节。



1.4.2.4   沟通机制的优势



致远协同办公管理软件本身有着PC端和移动智能终端统一应用的,众多内部沟通的手段和工具。这些沟通手段和工具可以为用户建立起一套独有的预算管理沟通机制。比如预算编制过程中,可能需要职能部门和业务部门频繁的沟通,并且这些预算编制相关的沟通都需要保留痕迹和最终作为预算管理的知识归档。这样一个过程就需要流程处理过程中支持意见的频繁震荡反复,并具有最终自动归档的功能。



1.4.2.5   行为管控的优势



致远协同办公管理软件有着独有的行为驱动的功能,比如设置流程处理期限和相关的提醒、设置时间调配、设置条件出发新的流程或数据更新、设置流程转日程事件,并将日程事件同步到移动端等等。这些行为管理的能力是其它任何预算管理方案所不具备的。具体应用中,比如业务部门上报日常费用预算的流程处理时间设置,比如费用申请后出发相关的报销流程等。



1.4.2.6   系统成长的优势



致远的CAP技术平台,拥有强大的业务定制平台。应用业务定制平台我们可以个性化的构建预算管理软件。随着企业预算管理能力的不断增强,其预算管理的范畴、预算编制的方式、预算管控的内容、相关系统的应用将会不断发生变化。基于致远的CAP业务平台构建的预算管理软件可以定制化的适应用户不断变化的业务需求,为用户带来无可比拟的实用价值。


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